Bukti Potong PPh 21: Fungsi, Jenis & Penerbitannya di Coretax

Daftar Isi

Bukti potong PPh 21 adalah dokumen resmi yang wajib disiapkan setiap perusahaan pada setiap akhir tahun pajak sebagai bukti bahwa pemotongan pajak penghasilan atas gaji karyawan telah dilakukan sesuai aturan yang berlaku.

Bagi tim HR dan payroll, penerbitan dokumen ini menjadi tanggung jawab yang berdampak langsung pada kepatuhan perusahaan terhadap kewajiban perpajakan.

Setiap tahun, periode Maret selalu menjadi waktu paling sibuk bagi tim HR dan payroll. Selain menuntaskan rekonsiliasi data payroll sepanjang tahun, tim ini juga harus menyiapkan Formulir 1721-A1 atau 1721-A2 sebelum batas waktu SPT Tahunan karyawan pada 31 Maret.

Situasi tersebut terasa lebih menantang sejak sistem pelaporan pajak beralih dari DJP Online ke Coretax, sehingga alur penerbitan bukti potong turut mengalami penyesuaian.

Apa itu Bukti Potong PPh 21?

Bukti potong PPh 21 adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan selaku pemotong pajak atas penghasilan karyawan. Dokumen ini menjadi catatan bahwa PPh 21 karyawan sudah dipotong melalui sistem payroll sepanjang tahun pajak berjalan.

Perlu dicermati bahwa dokumen ini diterbitkan oleh perusahaan, bukan oleh karyawan. Perusahaan berperan sebagai pemotong sekaligus penyetor pajak atas penghasilan karyawan setiap bulan, kemudian merekap seluruh pemotongan tersebut di akhir tahun pajak.

Dokumen ini terkait erat dengan dua proses utama, yaitu:

Payroll bulanan, karena setiap gaji yang dibayarkan sudah dipotong pajaknya sesuai perhitungan PPh 21.
SPT Tahunan karyawan, karena data pada bukti potong menjadi dasar pengisian laporan pajak pribadi.

Umumnya, dokumen ini diterbitkan pada akhir tahun pajak atau menjelang periode pelaporan SPT Tahunan dimulai. Tim HR kemudian mendistribusikan Formulir 1721-A1 atau 1721-A2 kepada setiap karyawan agar dapat dipakai untuk pelaporan pajak pribadi.

Dasar Hukum Bukti Potong PPh 21

Penerbitan bukti potong PPh 21 tidak dilakukan tanpa acuan resmi. Ketentuan ini bersumber dari sejumlah regulasi yang saling melengkapi, mulai dari undang-undang hingga peraturan teknis dari Direktorat Jenderal Pajak.

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP), sebagai payung hukum perubahan mekanisme perhitungan pajak penghasilan.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168 Tahun 2023 (PMK 168/2023), yang mengatur petunjuk pelaksanaan pemotongan pajak atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan orang pribadi, termasuk kewajiban membuat dan menyerahkan bukti potong.
Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-2/PJ/2024, yang menjadi pedoman teknis bentuk dan tata cara pembuatan bukti potong serta pelaporan SPT Masa PPh 21/26 di sistem Coretax.
Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP), khususnya Pasal 7 dan Pasal 39, yang mengatur sanksi administratif maupun pidana atas kelalaian pemotong pajak.

Berdasarkan Pasal 22 ayat (1) PMK 168/2023, setiap penerima penghasilan memiliki hak menerima bukti pemotongan dari pemotong pajak. Kewajiban ini tetap berlaku meski jumlah pajak yang dipotong pada bulan bersangkutan bernilai nihil, selama masih terdapat penghasilan yang dibayarkan pada bulan tersebut.

Fungsi Bukti Potong PPh 21 bagi Perusahaan dan Karyawan

Dokumen ini memiliki dua sisi manfaat sekaligus, baik untuk kepentingan administrasi perusahaan maupun untuk kebutuhan pelaporan pajak pribadi karyawan.

Fungsi Bukti Potong bagi Perusahaan dan Tim HR

Bagi perusahaan, bukti potong berperan sebagai:

Bukti bahwa perusahaan telah menjalankan kewajiban pemotongan PPh 21.
Dokumen pendukung saat audit payroll internal.
Acuan saat terjadi pemeriksaan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
Dasar rekonsiliasi antara riwayat payroll dan laporan pajak tahunan.

Dokumen ini menjadi titik akhir dari seluruh proses payroll setahun penuh. Selisih angka antara laporan pajak dan payroll biasanya baru terlihat saat proses penerbitan dokumen ini berlangsung.

Oleh sebab itu, konsistensi data perlu dijaga sejak awal tahun, bukan menjelang bulan Maret saja.

Fungsi Bukti Potong bagi Karyawan

Bagi karyawan, dokumen ini berfungsi sebagai:

Dasar pengisian SPT Tahunan.
Acuan total penghasilan bruto selama satu tahun pajak.
Sarana pengecekan apakah pajak sudah dipotong dengan benar.

Melalui dokumen ini, karyawan bisa melihat rincian penghasilan bruto, komponen pengurang, hingga status akhir pajak, baik itu nihil, kurang bayar, maupun lebih bayar.

Jenis-jenis Bukti Potong PPh 21 yang Perlu Diketahui Tim Payroll

Setiap jenis bukti potong memiliki format berbeda, tergantung pada hubungan kerja dan kategori penerima penghasilan. Berikut rinciannya:

Formulir 1721-A1
Digunakan untuk pegawai tetap di perusahaan swasta. Formulir ini paling umum digunakan tim HR karena memuat akumulasi penghasilan setahun dan menjadi dasar pengisian SPT Tahunan karyawan swasta.
Formulir 1721-A2
Digunakan untuk ASN, PNS, TNI/Polri, dan pegawai instansi pemerintah. Formatnya mirip dengan 1721-A1, namun diterbitkan oleh bendahara pemerintah.
Formulir 1721-A3
Digunakan instansi pemerintah sebagai bukti pemotongan bulanan, yaitu periode Januari hingga November atau selain masa pajak terakhir.
Formulir 1721-VI
Digunakan untuk bukti potong bersifat tidak final, biasanya bagi pegawai tidak tetap, tenaga ahli, atau penerima penghasilan di luar hubungan kerja tetap.
Formulir 1721-VII
Digunakan sebagai bukti potong bersifat final, misalnya untuk pesangon, manfaat pensiun yang dibayarkan sekaligus, atau honorarium tertentu.
Formulir 1721-VIII
Digunakan sebagai bukti pemotongan PPh 21 bulanan untuk pegawai tetap atau penerima pensiun berkala pada masa Januari hingga November.

Klasifikasi tersebut menentukan format apa yang harus diterbitkan tim payroll, sehingga kekeliruan memilih jenis formulir bisa berdampak pada validitas dokumen di sistem Coretax.

Struktur dan Format Bukti Potong PPh 21

Setiap bukti potong PPh 21 memiliki struktur yang konsisten karena mengikuti standar pelaporan pajak yang ditetapkan Direktorat Jenderal Pajak dan kini dikelola lewat sistem Coretax.

Format ini tidak dibuat bebas oleh perusahaan. Elemen-elemennya sudah ditentukan agar seragam secara nasional, terbagi menjadi empat bagian utama, yaitu Header, Bagian A, Bagian B, dan Bagian C.

Bagian Header pada Bukti Potong PPh 21

Bagian header berfungsi sebagai identitas administratif dokumen. Di bagian inilah informasi dasar bukti potong dicantumkan sebelum masuk ke rincian penghasilan dan perhitungan pajak.

Nomor Bukti Pemotongan: dihasilkan otomatis oleh sistem e-Bupot Coretax saat dokumen dibuat dan dipublikasikan, dengan format 1.1-mm.yy-xxxxxxx.
Periode Penghasilan: menunjukkan rentang masa penghasilan yang dihitung. Untuk Formulir 1721-A1, periode ini umumnya mencakup satu tahun pajak penuh, yaitu Januari sampai Desember.
Sifat Pemotongan: berupa keterangan final atau tidak final. Pajak bersifat tidak final masih diperhitungkan kembali dalam SPT Tahunan, sedangkan pajak final tidak dihitung ulang karena kewajibannya sudah selesai saat pemotongan dilakukan.
Status Bukti Pemotongan: menunjukkan siklus dokumen di sistem Coretax, yaitu normal untuk penerbitan pertama, pembetulan untuk revisi data, dan pembatalan untuk dokumen yang gugur atau ganda.

Bagian A dan Bagian B pada Bukti Potong PPh 21

Bagian A memuat identitas lengkap karyawan sebagai penerima penghasilan. Data pada bagian ini harus konsisten dengan data HR dan payroll karena berpengaruh langsung terhadap perhitungan pajak serta validasi di sistem Coretax. Di Antaranya:

NPWP atau NIK pegawai sebagai identitas utama.
Nama dan alamat sesuai data resmi identitas.
Status PTKP, seperti TK/0 atau K/1, yang menentukan besaran penghasilan tidak kena pajak.
Keterangan pegawai asing, bila ada, beserta nomor paspor dan kode negara.
Keterangan apakah karyawan menerima penghasilan dari lebih dari satu pemberi kerja.

Bagian B menjadi inti dari bukti potong PPh 21 karena memuat rincian penghasilan karyawan selama setahun sekaligus hasil perhitungan pajaknya. Komponen penghasilan bruto meliputi gaji, tunjangan, uang lembur, honorarium, premi asuransi, hingga THR dan bonus.

Setelah komponen pengurang seperti biaya jabatan dan iuran pensiun dikurangkan, hasil akhirnya berupa Penghasilan Neto, PTKP, PKP, hingga PPh 21 terutang yang dihitung dengan tarif progresif. Status akhirnya bisa berupa nihil, kurang bayar, atau lebih bayar.

Bagian C pada Bukti Potong PPh 21

Bagian C berada di bagian bawah dokumen dan berfungsi sebagai validasi resmi bahwa bukti potong diterbitkan oleh pihak berwenang. Komponen pada bagian ini mencakup NPWP pemotong, NITKU, nama penandatangan, tanggal penerbitan, hingga pernyataan resmi yang dilakukan secara elektronik.

Cara Membuat dan Menerbitkan Bukti Potong PPh 21 di Coretax

Sejak sistem pelaporan pajak beralih ke Coretax, seluruh proses pembuatan bukti potong dilakukan lewat modul e-Bupot yang terintegrasi langsung dengan basis data DJP.

Berikut tahapan umum yang biasa dilakukan tim payroll atau kuasa pajak perusahaan:

Masuk ke akun Coretax memakai akun Person in Charge (PIC) atau kuasa pajak yang sudah terdaftar, lalu lakukan proses impersonate untuk masuk ke akun entitas perusahaan yang diwakili.
Pastikan data payroll bulan atau tahun berjalan sudah final dan terkunci, termasuk komponen penghasilan bruto dan komponen pengurang setiap karyawan.
Buka menu e-Bupot, lalu pilih submenu sesuai jenis bukti potong yang dibutuhkan, misalnya Bukti Pemotongan Bulanan Pegawai Tetap untuk karyawan tetap.
Klik tombol Create e-Bupot, kemudian isi data yang diperlukan, seperti masa pajak, tanggal pemotongan, identitas penerima penghasilan, hingga rincian komponen penghasilan.
Periksa kembali seluruh angka yang muncul otomatis dari sistem sebelum data disimpan, karena kesalahan input di tahap ini akan terbawa hingga dokumen final.
Klik tombol Submit untuk menyimpan data bukti potong yang sudah dibuat.
Dokumen yang sudah disimpan akan muncul pada daftar Belum Terbit. Centang dokumen tersebut, lalu klik tombol Terbitkan agar bukti potong resmi dipublikasikan dan memperoleh nomor bukti pemotongan.

Setelah diterbitkan, dokumen otomatis tersimpan di sistem Coretax dan bisa diakses langsung oleh karyawan lewat akun masing-masing, sehingga tim HR tidak perlu lagi mendistribusikan dokumen secara manual satu per satu.

Batas Waktu Penerbitan dan Sanksi Keterlambatan Bukti Potong PPh 21

Setiap jenis bukti potong memiliki tenggat penerbitan berbeda, tergantung pada periode dan status kepegawaian penerima penghasilan. Berikut ringkasannya.

Jenis Bukti Potong	Batas Waktu Penerbitan
Formulir 1721-A1/A2 (tahunan)	Paling lambat akhir Januari tahun pajak berikutnya
Bukti potong bagi karyawan yang berhenti bekerja di tengah tahun	Paling lambat satu bulan setelah karyawan berhenti bekerja
Bukti potong bulanan (1721-VI, 1721-VII, 1721-VIII)	Mengikuti batas pelaporan SPT Masa PPh 21, yaitu paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya
SPT Tahunan PPh Orang Pribadi	Paling lambat 31 Maret tahun berikutnya

Keterlambatan dalam penerbitan maupun pelaporan bukti potong dapat menimbulkan konsekuensi administratif. Berdasarkan Pasal 7 UU KUP, keterlambatan pelaporan SPT Masa PPh 21 dikenakan denda sebesar Rp100.000 untuk setiap masa pajak yang tidak atau terlambat dilaporkan.

Selain denda pelaporan, keterlambatan penyetoran pajak ke kas negara juga dikenakan sanksi bunga sebesar dua persen per bulan dari jumlah pajak yang kurang dibayar. Dalam kondisi tertentu, kelalaian pemotong pajak yang disengaja bahkan dapat dikenakan sanksi pidana sesuai Pasal 39 UU KUP.

Karyawan yang tidak kunjung menerima bukti potong dari perusahaan berhak mengajukan pengaduan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat perusahaan terdaftar, sehingga hak atas dokumen ini tetap terlindungi meski terjadi kelalaian dari pihak pemberi kerja.

Cara Memverifikasi dan Mengunduh Ulang Bukti Potong PPh 21

Dokumen bukti potong elektronik dilengkapi kode QR pada Bagian C sebagai alat pengaman sekaligus validasi keaslian formulir. Kode ini bisa dipindai untuk memastikan dokumen memang diterbitkan resmi lewat sistem Coretax, bukan dokumen palsu atau hasil rekayasa.

Karyawan yang ingin mengunduh ulang bukti potong tidak perlu meminta salinan fisik ke bagian HR. Dokumen bisa diakses langsung lewat akun Coretax pribadi dengan langkah berikut.

Login ke akun Coretax masing-masing memakai NIK atau NPWP terdaftar.
Pilih menu Portal Saya, lalu klik submenu Dokumen Saya.
Cari dokumen bukti potong yang dibutuhkan, misalnya BPA1 untuk karyawan swasta atau BPA2 untuk ASN dan aparat negara. (baca selengkapnya di Perbedaan BPA1 dan BPA2 Coretax, Fungsi & Peruntukannya)
Klik tombol Unduh pada pojok dokumen untuk menyimpan bukti potong dalam format PDF resmi DJP.

Apabila dokumen belum muncul di akun karyawan, langkah pertama adalah mengonfirmasi ke bagian payroll apakah bukti potong sudah dibuat dan diterbitkan. Selama dokumen belum terinput di Coretax, pelaporan SPT Tahunan karyawan yang bersangkutan otomatis belum bisa dilakukan.

Contoh Kasus Kurang Bayar dan Lebih Bayar pada Bukti Potong PPh 21

Status akhir pada bukti potong PPh 21 tidak selalu nihil. Ada kalanya karyawan mengalami kondisi kurang bayar atau justru lebih bayar, tergantung pada perhitungan sepanjang tahun pajak.

Kondisi Kurang Bayar

Kondisi kurang bayar terjadi ketika jumlah PPh 21 terutang lebih besar dibandingkan pajak yang sudah dipotong sepanjang tahun melalui payroll. Beberapa penyebab umum antara lain:

Ada bonus atau THR besar yang cair pada akhir tahun.
Status PTKP karyawan mengalami perubahan.
Perhitungan pajak bulanan memakai estimasi yang lebih rendah dibandingkan realisasi akhir tahun.
Karyawan menerima penghasilan tambahan yang belum dipotong secara maksimal.

Kondisi Lebih Bayar

Kondisi lebih bayar terjadi ketika pajak yang sudah dipotong payroll justru lebih besar dibandingkan pajak yang seharusnya terutang berdasarkan perhitungan tahunan. Penyebabnya di antaranya:

Realisasi bonus ternyata lebih kecil dibandingkan estimasi di awal tahun.
Status PTKP diperbarui, misalnya karena karyawan menikah atau menambah tanggungan.
Muncul komponen pengurang tambahan, seperti iuran pensiun yang baru dimasukkan ke perhitungan.

Skenario Khusus dalam Penerbitan Bukti Potong PPh 21

Selain kondisi umum sepanjang tahun pajak, tim payroll juga sering menghadapi situasi khusus yang membutuhkan penanganan berbeda saat menerbitkan bukti potong.

Karyawan Resign di Tengah Tahun

Jika karyawan berhenti bekerja sebelum bulan Desember, perusahaan tetap wajib menerbitkan bukti potong atas penghasilan yang sudah diterima sepanjang masa kerja tersebut. Dokumen ini harus diterbitkan paling lambat satu bulan setelah tanggal berhenti bekerja, tanpa perlu menunggu akhir tahun pajak.

Karyawan Pindah Cabang atau Unit Kerja

Untuk karyawan yang pindah cabang dalam satu badan usaha yang sama, penghasilan biasanya tetap direkap dalam satu bukti potong karena NPWP pemotong pajak tidak berubah. Situasi berbeda berlaku jika perpindahan terjadi antarbadan usaha dengan NPWP terpisah, karena setiap entitas wajib menerbitkan bukti potong tersendiri sesuai masa kerja karyawan di masing-masing entitas.

Bukti Potong yang Perlu Direvisi (Pembetulan)

Kesalahan data, seperti angka penghasilan atau status PTKP yang keliru, dapat diperbaiki lewat mekanisme pembetulan di sistem Coretax. Dokumen lama tidak dihapus, melainkan diganti dengan dokumen baru berstatus Pembetulan yang tetap tertaut pada nomor bukti potong sebelumnya.

Jika kesalahan sudah terlanjur dilaporkan dalam SPT Masa, perusahaan turut perlu melakukan pembetulan SPT Masa PPh 21 agar data payroll dan laporan pajak tetap sinkron.

Perbedaan Bukti Potong PPh 21 dengan Dokumen Pajak Lain

Sejumlah istilah pajak sering tertukar satu sama lain, padahal fungsinya berbeda. Tabel berikut merangkum perbedaan mendasar antara bukti potong, bukti setor, dan SPT Tahunan.

Dokumen	Fungsi Utama	Diterbitkan oleh
Bukti Potong PPh 21 (1721-A1/A2)	Bukti bahwa pajak penghasilan karyawan sudah dipotong sepanjang tahun pajak	Perusahaan atau pemberi kerja lewat sistem Coretax
Bukti Setor atau Kode Billing	Bukti bahwa pajak yang sudah dipotong telah disetorkan ke kas negara	Sistem billing DJP saat perusahaan melakukan pembayaran
SPT Tahunan PPh Orang Pribadi	Laporan tahunan penghasilan dan pajak terutang karyawan, disusun berdasarkan data pada bukti potong	Karyawan sebagai wajib pajak orang pribadi

Sejak implementasi Coretax, formulir SPT Tahunan Orang Pribadi yang sebelumnya terpisah menjadi 1770, 1770S, dan 1770SS kini disederhanakan menjadi satu formulir SPT Tahunan PPh Orang Pribadi. Meski begitu, data pada bukti potong tetap menjadi rujukan utama saat pengisian.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pengelolaan Bukti Potong PPh 21

Sejumlah kesalahan administratif sering ditemukan saat proses penerbitan bukti potong berlangsung, meski sistem Coretax sudah mengotomatisasi sebagian besar perhitungan. Di antaranya:

Data NPWP atau NIK karyawan belum diperbarui, sehingga dokumen tertunda atau perlu direvisi.
Selisih data antara payroll bulanan dan rekap tahunan tidak dicek ulang sebelum dokumen dipublikasikan.
Status PTKP karyawan tidak diperbarui meski terjadi perubahan status pernikahan atau tanggungan.
Bukti potong terlambat didistribusikan sehingga karyawan kesulitan menyusun SPT Tahunan tepat waktu.
Nomor bukti pemotongan tidak dicatat rapi, sehingga menyulitkan proses pembetulan di kemudian hari.

Kesalahan-kesalahan tersebut umumnya berakar dari data yang tidak terekonsiliasi sejak awal tahun, bukan dari kekeliruan perhitungan sistem.

Tips Mengelola Bukti Potong PPh 21 agar Tetap Sesuai Ketentuan

Pengelolaan bukti potong yang rapi akan meringankan beban tim HR menjelang tenggat SPT Tahunan. Beberapa langkah berikut bisa membantu proses ini berjalan lebih lancar:

Lakukan rekonsiliasi data payroll setiap bulan, jangan menunggu sampai menjelang akhir tahun.
Perbarui status PTKP karyawan secara berkala sesuai perubahan kondisi keluarga.
Simpan arsip bukti potong secara digital agar mudah ditelusuri saat dibutuhkan.
Pastikan data NPWP atau NIK karyawan tervalidasi sebelum dokumen diterbitkan lewat Coretax.
Libatkan konsultan pajak berpengalaman untuk memastikan setiap perhitungan dan pelaporan sesuai regulasi terbaru.

Pengelolaan pajak penghasilan karyawan yang tertata sejak awal tahun akan membuat proses penerbitan bukti potong berjalan lebih efisien saat periode pelaporan tiba.

Bagi perusahaan atau pelaku UMKM yang membutuhkan pendampingan lebih terarah, ISB Consultant siap membantu proses administrasi pajak penghasilan karyawan, mulai dari perhitungan payroll bulanan hingga penerbitan bukti potong yang sesuai ketentuan Coretax.

Pertanyaan Umum seputar Bukti Potong PPh 21

Apa yang terjadi jika bukti potong PPh 21 hilang?
Karyawan tidak perlu khawatir karena dokumen elektronik tersimpan permanen di sistem Coretax. Login ke akun pribadi lewat menu Portal Saya, lalu unduh ulang dokumen tanpa perlu meminta cetakan baru ke perusahaan.
Apakah pekerja lepas atau freelancer mendapat bukti potong?
Pekerja lepas atau tenaga ahli yang menerima penghasilan dari perusahaan tetap berhak menerima bukti potong, hanya saja jenis formulirnya berbeda. Umumnya memakai Formulir 1721-VI karena penghasilan bukan pegawai bersifat tidak final.
Berapa lama bukti potong PPh 21 harus disimpan?
Tidak ada batas kedaluwarsa pada dokumen elektronik di Coretax, namun sebagai praktik yang aman, arsip bukti potong sebaiknya disimpan minimal lima tahun. Jangka waktu ini sejalan dengan masa daluwarsa penetapan pajak menurut UU KUP.
Apakah bukti potong bisa dibuat tanpa NPWP karyawan?
Bisa. Sistem Coretax mengizinkan penggunaan NIK sebagai identitas pengganti NPWP, sesuai kebijakan integrasi NIK menjadi NPWP yang berlaku saat ini.
Siapa yang bertanggung jawab jika bukti potong salah hitung?
Perusahaan selaku pemotong pajak yang bertanggung jawab penuh atas ketepatan perhitungan. Jika ditemukan kesalahan, perusahaan wajib melakukan pembetulan dokumen sekaligus pembetulan SPT Masa yang sudah dilaporkan.
Apakah THR dan bonus wajib masuk dalam bukti potong?
Wajib. THR, bonus, dan komponen penghasilan tidak teratur lainnya termasuk dalam komponen penghasilan bruto yang harus dihitung dan dicantumkan dalam bukti potong.