Data e-Faktur Pajak Rusak atau Hilang? Ini Cara Pemulihannya

Dalam dunia perpajakan yang serba digital seperti saat ini, e-Faktur menjadi salah satu komponen krusial bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP). Sistem ini tidak hanya menyederhanakan proses pelaporan dan administrasi Pajak Pertambahan Nilai (PPN), namun juga menjadi bukti penting dalam kegiatan usaha yang sah dan tertib pajak. Oleh karena itu, kerusakan atau kehilangan data e-Faktur bisa menjadi persoalan serius yang berdampak langsung terhadap kepatuhan perpajakan perusahaan.

Tak sedikit PKP yang mengalami kepanikan ketika data e-Faktur yang telah disusun dan diunggah tiba-tiba rusak atau bahkan hilang, terutama saat mendekati tenggat pelaporan SPT Masa PPN. Namun, penting untuk dipahami bahwa kondisi ini memiliki solusi yang telah diatur secara resmi oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Dengan mengikuti prosedur yang tepat, pemulihan data e-Faktur bisa dilakukan dengan lancar dan aman.

Penyebab Umum Hilangnya Data e-Faktur

Kehilangan atau kerusakan data e-Faktur dapat terjadi karena berbagai sebab, yang sebagian besar berkaitan dengan teknis perangkat atau kelalaian pengguna. Beberapa penyebab umum antara lain:

Kerusakan fisik atau sistem pada komputer/laptop tempat aplikasi e-Faktur diinstal.
Kegagalan atau kesalahan saat melakukan pembaruan (update) aplikasi e-Faktur.
Instalasi ulang sistem operasi tanpa backup data e-Faktur.
Serangan virus atau malware yang menyebabkan file aplikasi e-Faktur tidak bisa diakses.
Kelalaian dalam menyimpan hasil backup secara berkala.

Penting bagi setiap PKP untuk memahami bahwa jenis kehilangan data dapat terbagi menjadi dua kategori: hilang sebagian (misalnya hanya beberapa faktur) atau hilang seluruhnya (seluruh database rusak atau hilang). Penanganannya pun berbeda tergantung pada kategori tersebut.

Landasan Hukum Permintaan Ulang Data e-Faktur

Sebagai bentuk tanggung jawab dan kemudahan layanan kepada Wajib Pajak, DJP telah mengatur mekanisme permintaan ulang data e-Faktur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-03/PJ/2022 juncto PER-11/PJ/2022. Dalam Pasal 2 ayat (8), disebutkan bahwa PKP berhak mengajukan permintaan data e-Faktur yang rusak atau hilang, dengan syarat:

Mengisi dan mengajukan formulir permintaan ulang data yang telah ditandatangani pimpinan atau direktur perusahaan dan dibubuhi cap resmi perusahaan.
Menyertakan surat kuasa apabila permintaan dikuasakan kepada pihak lain.
Permintaan dapat diajukan secara elektronik melalui laman DJP atau langsung ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP terdaftar.
Permintaan hanya berlaku untuk e-Faktur yang telah berstatus “approval sukses”.

Setelah dokumen dinyatakan lengkap, Kepala KPP akan memproses dan memberikan data yang diminta dalam waktu paling lambat 20 hari kerja.

Solusi Jika Data e-Faktur Hilang Sebagian

Apabila data yang hilang hanya sebagian (misalnya beberapa faktur tertentu), langkah-langkah pemulihannya relatif lebih sederhana:

Masuk ke Aplikasi e-Faktur Desktop: Pastikan Anda menggunakan versi aplikasi terbaru dan resmi dari DJP.
Cek Nomor Seri Faktur (NSFP): Pastikan nomor seri yang digunakan masih terdaftar di menu “Referensi”.
Import Data dari File: Akses menu Faktur > Pajak Keluaran > Import dan unggah kembali file data e-Faktur yang diperoleh dari KPP atau hasil backup sebelumnya.
Perbarui Tampilan Data: Tekan F5 untuk menyegarkan tampilan dan memeriksa apakah data telah muncul kembali.

Langkah-langkah ini sangat bergantung pada tersedianya file backup atau hasil permintaan data dari DJP. Oleh sebab itu, memiliki salinan cadangan secara rutin menjadi krusial.

Solusi Jika Data e-Faktur Hilang Total

Hilangnya seluruh data e-Faktur, seperti akibat kegagalan sistem total atau kehilangan perangkat, memerlukan proses yang lebih kompleks:

Install Ulang Aplikasi: Unduh dan pasang kembali aplikasi e-Faktur dari laman resmi DJP.
Reset Aplikasi Client: Lakukan reset melalui portal e-Nofa DJP agar sistem memberikan kode aktivasi baru.
Registrasi Ulang: Gunakan NPWP, sertifikat elektronik, dan kode aktivasi untuk mendaftar ulang.
Rekam Ulang NSFP: Akses menu Referensi > Referensi Nomor Faktur dan input kembali seluruh nomor seri faktur.
Gunakan Riwayat di e-Nofa: Untuk melihat NSFP yang pernah diajukan dan memastikan kesesuaian.
Import Data Ulang: Gunakan file yang diterima dari DJP atau hasil backup terakhir untuk memulihkan data faktur.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan memiliki 200 faktur dalam satu masa pajak, dan seluruh data tersebut hilang karena kerusakan harddisk, maka perusahaan wajib merekam ulang seluruh NSFP satu per satu, sebelum mengimpor file .csv dari hasil permintaan data.

Pentingnya Backup Data Secara Berkala

Melindungi data e-Faktur tidak hanya tanggung jawab IT, tetapi merupakan bagian dari kewajiban kepatuhan pajak perusahaan. Oleh karena itu, DJP sangat menyarankan agar PKP secara rutin melakukan backup data, baik untuk Pajak Keluaran maupun Pajak Masukan. Backup dapat disimpan dalam bentuk:

Hard disk eksternal
Cloud storage yang aman dan terenkripsi
Server internal perusahaan

Idealnya, backup dilakukan setiap kali terjadi perubahan signifikan, seperti setelah input data baru atau setelah pelaporan masa pajak.

Gunakan Jasa Profesional untuk Keamanan Administrasi Pajak

Mengelola e-Faktur memang membutuhkan ketelitian dan kedisiplinan tinggi, namun risiko kerusakan atau kehilangan data tetap bisa terjadi, terutama jika perusahaan tidak memiliki sistem administrasi perpajakan yang tertata. Dalam kondisi seperti ini, menggunakan jasa pengelola administrasi pajak di Solo bisa menjadi solusi bijak. Misalnya, ISB Consultant (ISBC) hadir sebagai mitra terpercaya yang dapat membantu perusahaan Anda mengelola dan memulihkan data e-Faktur dengan tepat, sesuai peraturan DJP, sekaligus memberikan edukasi penting dalam menjaga kelengkapan dokumentasi perpajakan.

Dengan bantuan ISBC, perusahaan tidak hanya mendapatkan solusi teknis, tetapi juga pendampingan strategis dalam memastikan kepatuhan pajak berjalan optimal.

Kesimpulan

Kehilangan atau kerusakan data e-Faktur memang merupakan kondisi darurat, tetapi bukan tanpa solusi. Direktorat Jenderal Pajak telah menyediakan prosedur dan regulasi resmi untuk membantu PKP memulihkan data tersebut, baik secara parsial maupun menyeluruh. Namun, upaya terbaik tetap terletak pada tindakan pencegahan seperti backup data secara berkala, pembaruan aplikasi tepat waktu, serta pengelolaan dokumen digital yang sistematis.

Jika perusahaan Anda membutuhkan bantuan profesional dalam mengelola atau memulihkan data e-Faktur, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan penyedia jasa yang terpercaya seperti ISBC. Tidak hanya mempercepat proses pemulihan, tetapi juga menjamin kelengkapan dan legalitas seluruh prosedur perpajakan Anda.