Solusi “Error Incorrect Signer Passphrase” di Coretax

Proses upload faktur pajak seharusnya berjalan lancar, namun dalam praktiknya sering muncul kendala teknis yang cukup menghambat. Salah satu yang paling sering dialami adalah munculnya error “Incorrect Signer Passphrase” saat melakukan penandatanganan elektronik di Coretax.

Masalah ini kerap terjadi di momen krusial, seperti menjelang batas pelaporan pajak. Akibatnya, proses administrasi menjadi tertunda dan berpotensi menimbulkan risiko kepatuhan. Untuk itu, ISB Consultant akan membahas penyebab dan solusi error tersebut untuk secara rinci.

Arti Error “Incorrect Signer Passphrase”

Error ini berkaitan langsung dengan proses autentikasi tanda tangan elektronik yang menggunakan kode otorisasi DJP atau sertifikat elektronik. Sistem tidak dapat memverifikasi passphrase yang dimasukkan, sehingga proses penandatanganan gagal.

Beberapa kondisi yang umum menjadi pemicu antara lain:

• Passphrase yang dimasukkan tidak sesuai
• Status kode otorisasi tidak aktif atau invalid
• Data autentikasi belum diperbarui di sistempa
• Terjadi perubahan atau pembaruan sistem Coretax

Pemahaman terhadap sumber masalah ini akan membantu menentukan langkah penanganan yang tepat.

Langkah Awal – Verifikasi Status Kode Otorisasi

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan status kode otorisasi dalam kondisi aktif atau valid. Tanpa status yang valid, sistem tidak akan menerima proses tanda tangan elektronik.

Berikut tahapan pengecekan yang dapat dilakukan:

1. Masuk ke menu Portal Saya
2. Pilih Profil Saya
3. Akses Nomor Identifikasi Eksternal
4. Buka tab Digital Certificate
5. Periksa status kode otorisasi

Jika ditemukan status “Invalid”, maka perlu dilakukan tindakan lanjutan berupa:

• Klik opsi Periksa Status
• Tunggu notifikasi sistem
• Lanjutkan dengan klik Menghasilkan jika tersedia

Apabila status belum berubah, lakukan permintaan ulang kode otorisasi hingga status menjadi valid.

Mengatasi Error saat Status Sudah Valid

Dalam beberapa kasus, error tetap muncul meskipun status kode otorisasi sudah valid. Hal ini biasanya disebabkan oleh ketidaksinkronan data autentikasi antara sistem dan pengguna.

Solusi yang dapat dilakukan adalah membuat ulang kode otorisasi. Langkah ini berfungsi untuk menyegarkan data autentikasi.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Masuk ke Portal Saya
2. Pilih menu Permintaan Kode Otorisasi/Sertifikat Elektronik
3. Scroll ke bagian bawah halaman
4. Pilih jenis sertifikat: Kode Otorisasi DJP
5. Buat passphrase baru
6. Centang pernyataan persetujuan
7. Klik Simpan

Pastikan passphrase yang dibuat memenuhi kriteria keamanan yang ditentukan.

Standar Keamanan Passphrase yang Wajib Dipenuhi

Pembuatan passphrase tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Ada standar tertentu yang harus dipenuhi agar sistem dapat menerimanya.

Berikut kriteria passphrase yang valid:

• Minimal terdiri dari 8 karakter
• Mengandung huruf kecil dan huruf besar
• Memiliki kombinasi angka
• Menyertakan karakter khusus

Sebagai ilustrasi, salah satu klien kami pernah menggunakan passphrase sederhana tanpa karakter khusus. Sistem langsung menolak dan memunculkan error. Setelah diperbarui dengan kombinasi yang lebih kompleks, proses upload berhasil tanpa kendala.

Gunakan Sertifikat Elektronik sebagai Alternatif

Selain kode otorisasi, tersedia opsi lain yaitu menggunakan sertifikat elektronik. Metode ini sering digunakan untuk meningkatkan stabilitas proses tanda tangan elektronik.

Keunggulan penggunaan sertifikat elektronik antara lain:

• Lebih stabil untuk penggunaan jangka panjang
• Risiko kesalahan input lebih kecil
• Terintegrasi langsung dengan sistem

Namun, pengguna tetap harus memastikan masa berlaku sertifikat masih aktif.

Ketentuan Khusus untuk Wajib Pajak Badan

Untuk wajib pajak badan, terdapat perbedaan mekanisme dalam penggunaan tanda tangan elektronik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Tidak menggunakan kode otorisasi atas nama badan
• Penandatangan dilakukan oleh pihak yang diberi kuasa
• Menggunakan kode otorisasi atau sertifikat elektronik milik pihak tersebut

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mengalami kendala karena menggunakan kode otorisasi atas nama perusahaan, bukan kuasa yang ditunjuk. Setelah diperbaiki, proses upload berjalan normal.

Dampak Jika Error Tidak Segera Diatasi

Mengabaikan error ini dapat berdampak pada kepatuhan pajak secara keseluruhan. Beberapa risiko yang dapat terjadi meliputi:

• Keterlambatan pelaporan pajak
• Potensi sanksi administrasi
• Gangguan pada proses bisnis

Oleh karena itu, penting untuk segera melakukan penanganan ketika error muncul.

Tips Praktis agar Tidak Mengalami Error Berulang

Agar proses upload faktur pajak berjalan lancar, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:

• Simpan passphrase di tempat yang aman dan mudah diakses
• Lakukan pengecekan status kode otorisasi secara berkala
• Perbarui data autentikasi jika terdapat perubahan
• Gunakan kombinasi passphrase yang kuat namun tetap mudah diingat
• Pertimbangkan penggunaan sertifikat elektronik sebagai alternatif

Pengelolaan yang baik terhadap aspek autentikasi akan membantu menghindari kendala teknis yang tidak perlu.

ISB Consultant hadir sebagai mitra profesional yang siap membantu memastikan seluruh proses perpajakan berjalan optimal, termasuk dalam mengatasi kendala error Coretax.