Reimbursement PPh 23 adalah penggantian biaya jasa terkena potongan pajak. Istilah tersebut kian sering muncul ketika satu badan usaha menagihkan kembali ongkos yang telah dipotong PPh Pasal 23 oleh pihak ketiga. Kekeliruan menafsirkan mekanisme tersebut dapat memicu selisih setoran pajak serta sanksi administrasi.
Pembahasan berikut mengulas dasar hukum, ketentuan PPN, format invoice, syarat bebas pajak, hingga risiko pencatatan reimbursement PPh 23 secara menyeluruh.
Apa Itu Reimbursement PPh 23
Reimbursement pada dasarnya merupakan proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan salah satu pihak atas nama pihak lain. Pedoman Standar Akuntansi Keuangan mengakui skema tersebut sebagai pencatatan biaya penggantian dari transaksi barang atau jasa yang melibatkan tiga pihak.
Ketiga pihak yang dimaksud terdiri dari pihak pertama selaku penerima jasa, pihak kedua selaku perantara, dan pihak ketiga selaku pemberi jasa. Skema reimbursement PPh 23 muncul saat jasa yang diberikan pihak ketiga tergolong objek pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 23.
Nilai tagihan yang dipindahkan kepada pihak pertama pun turut membawa konsekuensi pemotongan tersebut, meski pihak yang membayar lebih dulu berbeda dari pihak yang menanggung beban akhir.
Dasar Hukum Reimbursement dan PPh Pasal 23
Ketentuan reimbursement bersumber dari beberapa aturan yang saling melengkapi satu sama lain. Pasal 1 angka 17 dan angka 19 Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2009 tentang PPN menjadi rujukan utama penentuan Dasar Pengenaan Pajak dan Penggantian.
Surat Direktur Jenderal Pajak Nomor S-1047/PJ/2004 menegaskan bahwa tagihan pihak ketiga yang dokumennya atas nama penerima jasa tidak termasuk Penggantian yang menjadi Dasar Pengenaan Pajak. Surat Nomor S-273/PJ.53/2006 melengkapi penegasan tersebut dengan menyebut reimbursement cost yang diakui sebagai pendapatan tetap terutang PPN.
Ketentuan PPh Pasal 23 sendiri belum memiliki aturan khusus mengenai reimbursement. Surat Edaran Nomor SE-24/PJ/2018 kemudian dipakai sebagai acuan tambahan terkait perlakuan pajak atas imbalan yang diterima pembeli dalam kondisi tertentu.
Apakah Reimbursement Dikenakan PPN?
Jawabannya bergantung pada pihak yang tercantum sebagai penerima pada dokumen tagihan asli dari pemberi jasa.
PPN tidak dikenakan apabila pihak ketiga menerbitkan tagihan langsung atas nama pihak pertama, sedangkan pihak kedua hanya berperan sebagai penyalur dana. Nilai tagihan tersebut dianggap murni reimbursement cost dan tidak masuk kategori Penggantian.
PPN mulai dikenakan pada dua kondisi berikut:
- Reimbursement termasuk bagian dari kompensasi rutin karyawan, misalnya tunjangan transportasi atau tunjangan makan tanpa bukti pengeluaran resmi.
- Dokumen pendukung reimbursement tidak lengkap, sementara faktur pajak justru diterbitkan atas nama karyawan atau pihak perantara, bukan atas nama pihak pertama.
Kedua kondisi tersebut membuat nilai reimbursement bergeser status menjadi Penggantian yang terutang PPN penuh, alih-alih tetap dianggap penggantian biaya operasional biasa.
Kapan Reimbursement Dikenakan PPh Pasal 23?
Pemotongan PPh Pasal 23 pada dasarnya menempel pada transaksi jasa asli antara pihak kedua dan pihak ketiga, bukan pada nilai reimbursement yang dipindahkan ke pihak pertama. Contoh sederhana terlihat pada perusahaan penyelenggara pameran yang menalangi biaya sewa tempat kepada pengelola gedung.
Pihak pertama selaku penerima jasa tetap memotong PPh Pasal 23 atas penghasilan yang diterima pengelola gedung, sebab jasa tersebut tergolong objek pemotongan. Nilai reimbursement yang dibayarkan kepada pihak kedua selaku penalang dana justru tidak menjadi objek pemotongan baru, karena bukan penghasilan bagi pihak kedua.
Kondisi berbeda berlaku ketika pihak ketiga menerbitkan tagihan atas nama pihak kedua, lalu pihak kedua membuat tagihan baru ke pihak pertama dengan mencantumkan seluruh biaya sebagai komponen jasa.
Pola tersebut membuat pihak pertama wajib memotong PPh Pasal 23 saat membayar reimbursement kepada pihak kedua, sebab nilai tersebut telah bergeser menjadi penghasilan jasa bagi pihak kedua.
Tarif dan Simulasi Perhitungan PPh Pasal 23 atas Reimbursement
Tarif PPh Pasal 23 atas jasa yang mendasari nilai reimbursement umumnya sebesar 2 persen dari jumlah bruto tagihan, sesuai ketentuan Pasal 23 ayat 1 huruf c Undang-Undang PPh. Tarif tersebut naik menjadi 4 persen apabila pihak pemberi jasa belum memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak.
Nilai bruto yang dipakai sebagai dasar pemotongan tetap mengacu pada tagihan asli dari pihak ketiga, bukan pada nilai reimbursement yang dipindahkan ke pihak pertama, selama transaksi memenuhi syarat bebas PPN. Simulasi berikut menggambarkan alur perhitungan pada transaksi sewa gedung pameran:
Pihak pertama memotong PPh Pasal 23 sebesar Rp 1.000.000 saat membayar langsung ke pengelola gedung selaku pemberi jasa. Nilai reimbursement yang mengalir ke pihak kedua selaku perantara tetap utuh sebesar Rp 50.000.000, sebab bukan merupakan penghasilan baru bagi pihak kedua.
Prosedur Penerbitan Bukti Potong PPh Pasal 23 atas Reimbursement
Bukti potong PPh Pasal 23 wajib diterbitkan oleh pihak yang membayarkan penghasilan kepada pemberi jasa, bukan oleh pihak yang hanya menalangi dana. Ketentuan tersebut berlaku baik pada transaksi biasa maupun pada skema reimbursement.
Pada skema reimbursement yang memenuhi syarat bebas PPN, pihak pertama selaku penanggung beban akhir yang menerbitkan bukti potong kepada pihak ketiga selaku pemberi jasa. Pihak kedua selaku perantara tidak perlu menerbitkan bukti potong atas nilai reimbursement yang diterimanya.
Dokumen yang perlu disiapkan sebelum bukti potong diterbitkan meliputi:
- Salinan tagihan asli dari pemberi jasa dengan nominal bruto yang jelas.
- Nomor Pokok Wajib Pajak pemberi jasa untuk menentukan tarif yang berlaku.
- Kontrak atau perjanjian yang menjelaskan peran masing-masing pihak dalam transaksi.
Kondisi berbeda berlaku ketika tagihan pihak ketiga diterbitkan atas nama pihak kedua. Pihak pertama pada kondisi tersebut wajib menerbitkan bukti potong kepada pihak kedua, karena nilai reimbursement telah berubah menjadi penghasilan jasa bagi pihak kedua.
Cara Pelaporan PPh Pasal 23 atas Reimbursement dalam SPT Masa
Pelaporan PPh Pasal 23 atas reimbursement mengikuti mekanisme pelaporan bukti potong pada umumnya melalui aplikasi e-Bupot Unifikasi. Pihak pemotong wajib membuat bukti potong elektronik sebelum batas waktu penyetoran pajak setiap bulan.
Tahapan pelaporan yang perlu diperhatikan meliputi:
- Membuat bukti potong elektronik melalui e-Bupot Unifikasi paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
- Menyetorkan PPh Pasal 23 terutang paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya melalui kode billing yang sesuai.
- Melaporkan SPT Masa PPh Unifikasi paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya setelah masa pajak berakhir.
- Menyimpan salinan bukti potong sebagai dokumen pendukung saat rekonsiliasi pajak tahunan.
Pelaporan yang telat maupun bukti potong yang tidak diterbitkan berpotensi menimbulkan sanksi administrasi, sekalipun nilai reimbursement sudah dibayarkan sesuai kesepakatan antar pihak.
Syarat Reimbursement Tidak Kena PPN
Skema reimbursement hanya bebas PPN apabila memenuhi kriteria administratif tertentu secara utuh. Kelalaian pada salah satu syarat berikut membuat otoritas pajak berpotensi menetapkan transaksi tersebut sebagai Penggantian yang terutang PPN:
- Tidak terdapat mark-up maupun mark-down atas nilai tagihan asli dari pemberi jasa.
- Bukti pembayaran asli dari pihak ketiga diserahkan utuh kepada pihak pertama selaku penanggung beban.
- Bukti tagihan dari pihak ketiga tercantum atas nama pihak pertama, bukan atas nama pihak kedua selaku perantara.
- Perjanjian atau kontrak kerja sama mencantumkan klausul reimbursement secara eksplisit.
- Identitas pihak kedua selaku perantara turut termuat dalam dokumen tagihan dari pihak ketiga.
Salah seorang klien kami di Jogja pernah menghadapi teguran otoritas pajak karena bukti tagihan reimbursement yang tidak mencantumkan identitas pihak pertama secara lengkap.
Pendampingan dari tim ahli ISB Consultant umumnya dibutuhkan untuk memastikan seluruh syarat tersebut terpenuhi, sehingga kami sebagai kuasa hukum pajak di Jogja turut membantu proses verifikasi bukti reimbursement sebelum pelaporan pajak dilakukan.
Invoice Reimbursement
Format invoice reimbursement menjadi bukti pendukung utama saat pemeriksaan pajak berlangsung. Kesalahan format sering membuat otoritas pajak meragukan status bebas PPN atas transaksi tersebut.
Invoice reimbursement idealnya memisahkan komponen biaya asli dari pihak ketiga dan komponen biaya jasa milik pihak kedua, apabila pihak kedua turut mengenakan fee tambahan. Pemisahan tersebut mencegah percampuran nilai yang berpotensi menaikkan Dasar Pengenaan Pajak secara keliru.
Elemen minimal yang sebaiknya tercantum pada invoice reimbursement meliputi:
- Salinan bukti tagihan asli dari pihak ketiga dengan nominal yang sama persis.
- Keterangan tegas bertuliskan “reimbursement” atau “penggantian biaya” pada kolom uraian.
- Identitas pihak pertama selaku penanggung beban akhir transaksi.
- Nomor referensi kontrak atau perjanjian yang mendasari penunjukan pihak kedua sebagai perantara.
Invoice yang tidak mencantumkan keterangan reimbursement secara tegas rawan ditafsirkan sebagai tagihan jasa biasa. Otoritas pajak pun dapat menetapkan seluruh nilai tagihan sebagai Dasar Pengenaan Pajak PPN akibat kelalaian tersebut.
Format Pencatatan Jurnal Akuntansi Reimbursement
Pencatatan jurnal reimbursement perlu dipisahkan dari akun pendapatan maupun beban operasional perusahaan agar laporan keuangan tetap akurat. Pihak kedua selaku perantara umumnya mencatat dana talangan tersebut sebagai akun piutang sementara, bukan sebagai pendapatan jasa.
Pihak pertama selaku penanggung beban akhir mencatat pembayaran reimbursement sebagai beban operasional sesuai jenis jasa yang mendasarinya, misalnya beban sewa gedung atau beban jasa pameran. Pencatatan tersebut membantu memisahkan nilai pajak yang telah dipotong dari nilai reimbursement murni saat rekonsiliasi akhir periode.
Contoh Kasus Reimbursement PPh 23 dalam Transaksi Bisnis
Sebuah perusahaan elektronik menunjuk agen penjualannya di kota lain untuk mengurus penyelenggaraan pameran produk. Agen tersebut membayar lebih dulu biaya sewa gedung kepada pengelola tempat pameran, meski faktur pembelian tetap diterbitkan atas nama perusahaan elektronik selaku pemilik acara.
Perusahaan elektronik wajib memotong PPh Pasal 23 atas penghasilan yang diterima pengelola gedung, karena jasa sewa tempat tergolong objek pemotongan. Penggantian dana yang dibayarkan perusahaan elektronik kepada agen penjualan justru tidak menjadi Dasar Pengenaan Pajak baru, sebab agen hanya berperan sebagai penalang pembayaran.
Contoh berbeda terlihat pada distributor perlengkapan olahraga yang mengajukan klaim potongan harga promosi kepada produsen. Distributor mencantumkan identitasnya sendiri pada dokumen tagihan dan menerbitkan faktur pajak dengan keterangan reimbursement biaya promosi.
Nilai klaim tersebut justru diakui sebagai pendapatan terutang PPN karena tagihan diterbitkan atas nama distributor, bukan atas nama produsen. Produsen turut memotong PPh Pasal 23 atas pembayaran tersebut karena klaim potongan harga tergolong penghargaan yang diterima pembeli.
Risiko Kesalahan Pencatatan Reimbursement Pajak
Kesalahan pencatatan reimbursement berdampak langsung pada kewajiban pajak perusahaan. Selisih pemotongan PPh Pasal 23 maupun kekurangan setor PPN dapat memicu surat tagihan pajak beserta sanksi bunga.
Beberapa risiko yang umum ditemukan pada pelaksanaan reimbursement meliputi:
- Pemotongan PPh Pasal 23 ganda akibat kesalahan menafsirkan pihak yang berhak menerima penghasilan.
- Faktur pajak keluaran yang salah diterbitkan atas transaksi murni reimbursement cost.
- Bukti pendukung tidak lengkap sehingga status bebas PPN sulit dipertahankan saat pemeriksaan pajak.
- Klausul reimbursement tidak tercantum dalam kontrak, sehingga transaksi berpotensi digeser menjadi Penggantian yang terutang pajak.
Pencatatan yang rapi serta dokumentasi kontrak yang lengkap membantu perusahaan mempertahankan status bebas pajak atas transaksi reimbursement PPh 23. Evaluasi berkala terhadap alur tagihan pihak ketiga turut menekan risiko sengketa pajak di kemudian hari.
Pertanyaan Umum seputar Reimbursement PPh 23
- Apakah reimbursement wajib dipotong PPh 23?
Pemotongan hanya berlaku pada transaksi jasa asli antara pihak kedua dan pihak ketiga, bukan pada nilai reimbursement yang dipindahkan ke pihak pertama, selama syarat bebas PPN terpenuhi. - Berapa persen tarif pajak reimbursement PPh 23?
Tarif yang berlaku sebesar 2 persen dari nilai bruto tagihan jasa, atau 4 persen apabila pemberi jasa belum memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak. - Siapa yang wajib menerbitkan bukti potong atas reimbursement?
Pihak pertama selaku penanggung beban akhir yang menerbitkan bukti potong kepada pemberi jasa, bukan pihak kedua selaku perantara. - Apakah reimbursement selalu bebas PPN?
Pembebasan PPN hanya berlaku apabila tagihan diterbitkan langsung atas nama pihak pertama dan seluruh syarat administratif terpenuhi secara utuh. - Bagaimana cara melaporkan PPh 23 atas reimbursement?
Pelaporan dilakukan melalui e-Bupot Unifikasi dengan menerbitkan bukti potong, menyetorkan pajak terutang, dan melaporkan SPT Masa PPh Unifikasi sesuai jatuh tempo yang berlaku.
