Proses administrasi perpajakan berbasis digital memang memberikan banyak kemudahan, tetapi tidak jarang memunculkan kendala teknis yang membingungkan.
Salah satu kendala yang cukup sering dialami Wajib Pajak saat menggunakan Coretax adalah munculnya notifikasi error “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan” ketika akan membuat bukti potong pajak.
Bagi Wajib Pajak yang sedang mengejar tenggat pelaporan, error ini tentu dapat menimbulkan kepanikan karena pembuatan bukti potong menjadi terhambat. Agar masalah ini tidak berlarut-larut, pemahaman yang tepat mengenai penyebab serta langkah penanganannya menjadi hal yang sangat penting.
Penjelasan Error “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan”
Error “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan” merupakan notifikasi sistem yang muncul ketika Coretax tidak dapat mengenali keterkaitan antara user dengan Tempat Kegiatan Usaha (TKU) atau Nomor Identitas Tempat Kegiatan Usaha (NITKU) yang dipilih saat pembuatan bukti potong.
Dalam praktiknya, error ini bukan disebabkan oleh gangguan sistem semata, melainkan lebih sering berkaitan dengan pengaturan hak akses dan penunjukan penanggung jawab pada akun Coretax NPWP Pusat. Oleh karena itu, solusi utamanya terletak pada validasi data dan peran user di dalam sistem.
Penyebab Utama Error “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan”
Agar penanganan lebih tepat sasaran, Wajib Pajak perlu memahami beberapa penyebab utama munculnya error ini.
User Tidak Terdaftar sebagai PIC TKU
Penyebab paling umum adalah user yang membuat bukti potong belum terdaftar sebagai Person in Charge (PIC) pada TKU atau NITKU yang bersangkutan. Meskipun user tersebut sudah terdaftar di NPWP Pusat, Coretax tetap membatasi akses jika tidak ada penugasan khusus di tingkat unit usaha.
Perbedaan Kewenangan PIC Umum dan PIC TKU
Dalam Coretax, terdapat perbedaan kewenangan antara PIC Umum dan PIC TKU. PIC Umum memiliki akses administratif secara umum, tetapi tidak otomatis dapat melakukan pembuatan bukti potong untuk seluruh NITKU. Akses tersebut hanya diberikan kepada PIC TKU atau PIC Utama pada unit usaha terkait.
Penunjukan Drafter atau Signer Belum Sesuai
Pada beberapa kasus, pihak yang ditunjuk sebagai drafter atau signer belum tercantum dalam struktur NITKU. Akibatnya, meskipun secara administratif sudah terdaftar, sistem tetap menolak proses pembuatan bukti potong.
Data Tempat Kegiatan Usaha Belum Diperbarui
Perubahan struktur organisasi, mutasi pegawai, atau penambahan unit usaha sering kali tidak langsung diikuti dengan pembaruan data di Coretax. Ketidaksesuaian data inilah yang kemudian memicu error saat transaksi perpajakan dilakukan.
Cara Mengecek Status PIC TKU di Coretax
Langkah pertama yang perlu dilakukan saat error muncul adalah memastikan status user pada TKU terkait. Berikut tahapan pengecekan yang dapat dilakukan secara mandiri:
- Login ke akun Coretax menggunakan NPWP Pusat
- Masuk ke menu Portal Saya
- Pilih Profil Saya
- Klik Tempat Kegiatan Usaha/Sub Unit
- Pilih opsi Lihat pada NITKU yang ingin dicek
- Pastikan nama user tercantum sebagai PIC TKU atau PIC Utama
Jika nama user tidak tercantum dalam daftar tersebut, maka dapat dipastikan akses pembuatan bukti potong memang belum diberikan oleh sistem.
Cara Menambah atau Mengubah PIC TKU di Coretax
Apabila hasil pengecekan menunjukkan user belum terdaftar sebagai PIC TKU, Wajib Pajak dapat segera melakukan penyesuaian data. Proses ini dapat dilakukan langsung melalui Coretax dengan langkah sebagai berikut:
- Login ke Coretax
- Pilih menu Portal Saya
- Masuk ke Profil Saya
- Pilih Informasi Umum lalu klik Edit
- Akses menu Tempat Kegiatan Usaha/Sub Unit
- Klik Edit pada NITKU yang akan diperbarui
- Tambahkan atau perbarui data PIC TKU sesuai kebutuhan
- Simpan perubahan hingga proses berhasil
Setelah data diperbarui, disarankan untuk logout dan login kembali agar sistem memuat pembaruan secara optimal.
Contoh Kasus Error dan Cara Penyelesaiannya
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut contoh kasus yang sering terjadi di lapangan.
Sebuah perusahaan memiliki NPWP Pusat dan dua NITKU yang beroperasi di kota berbeda. Staf pajak di kantor pusat ditugaskan membuat bukti potong PPh Pasal 23 untuk transaksi di NITKU cabang. Saat proses pembuatan bupot, muncul error “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan”.
Setelah dilakukan pengecekan, diketahui bahwa staf tersebut hanya terdaftar sebagai PIC Umum di NPWP Pusat, namun belum ditetapkan sebagai PIC TKU di NITKU cabang. Solusinya, perusahaan menambahkan staf tersebut sebagai PIC TKU pada NITKU cabang melalui menu Profil Saya. Setelah pembaruan data, proses pembuatan bukti potong dapat berjalan normal.
Dampak Jika Error Tidak Segera Ditangani
Mengabaikan error “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan” dapat menimbulkan beberapa risiko administratif, antara lain:
- Keterlambatan pembuatan dan pelaporan bukti potong
- Potensi sanksi administrasi akibat keterlambatan pelaporan
- Hambatan dalam rekonsiliasi pajak antara kantor pusat dan unit usaha
- Gangguan pada arus kerja tim pajak internal
Oleh karena itu, penanganan yang cepat dan tepat sangat dianjurkan agar kewajiban perpajakan tetap berjalan sesuai ketentuan.
Alternatif Solusi Jika Error Masih Muncul
Apabila seluruh pengaturan PIC TKU sudah diperbarui namun error tetap muncul, Wajib Pajak dapat menempuh beberapa alternatif berikut:
- Berkonsultasi langsung dengan helpdesk KPP terdekat
- Menghubungi layanan Kring Pajak melalui telepon 1500200
- Memanfaatkan fitur live chat di situs resmi Direktorat Jenderal Pajak
Pendampingan langsung dari petugas pajak dapat membantu mengidentifikasi kendala teknis yang tidak terlihat oleh user.
Tips Pencegahan Error di Masa Mendatang
Agar error serupa tidak terulang, terdapat beberapa langkah preventif yang dapat diterapkan:
- Melakukan audit berkala terhadap data PIC TKU di setiap NITKU
- Memastikan setiap perubahan struktur organisasi segera diperbarui di Coretax
- Memberikan akses sesuai peran kepada staf pajak yang terlibat langsung
- Menyimpan dokumentasi penunjukan PIC sebagai arsip internal
Dengan pengelolaan data yang tertib, proses administrasi perpajakan melalui Coretax akan berjalan lebih lancar dan minim kendala.
Baca juga:
Penulis utama di ISBConsultant.com sekaligus praktisi perpajakan yang berpengalaman dalam pengelolaan dan pelaporan pajak. Berfokus pada kepatuhan dan efisiensi, Evinka membantu klien memastikan kewajiban perpajakan terpenuhi secara tepat dan optimal.
