Pengembalian pajak PPh 21 bisa dilakukan dengan cara pengembalian oleh pemberi kerja di masa pajak terakhir atau restitusi lewat SPT Tahunan. Pilihan jalurnya ditentukan oleh hasil perhitungan pajak setahun dan status kelebihan bayarnya.
Bila bukti potong BPA1 menunjukkan lebih bayar, karyawan tidak perlu bingung, dan HR juga tidak perlu ragu saat mengembalikannya. ISB Consultant merangkum cara menghitung, prosedur, kompensasi, hingga contoh surat permohonannya agar kedua pihak punya pegangan yang jelas.
Kapan PPh 21 Dinyatakan Lebih Bayar?
PPh 21 dinyatakan lebih bayar bila total pajak yang sudah dipotong lebih besar daripada pajak terutang selama setahun. Selisih tersebut dihitung pada masa pajak terakhir, yaitu Desember atau bulan saat pegawai berhenti bekerja.
Selama Januari sampai November, pemberi kerja memotong pajak dengan tarif efektif rata-rata (TER). Pada masa pajak terakhir, perhitungan diulang atas penghasilan setahun memakai tarif Pasal 17 UU PPh sesuai PMK 168/2023.
Beberapa kondisi yang memicu kelebihan tersebut adalah:
- Penghasilan pegawai turun pada paruh kedua tahun sehingga potongan TER melebihi pajak setahun
- Pegawai berhenti di tengah tahun sehingga pajaknya dihitung ulang
- Terjadi salah hitung atau salah tarif pada bulan tertentu
- Perusahaan menyetor pajak lebih besar daripada yang seharusnya
- Penghasilan dari pekerjaan lepas dipotong pada setiap pembayaran, sedangkan pajak setahun setelah PTKP lebih kecil
Angka lebih potong pada BPA1 belum tentu berarti SPT Tahunan lebih bayar. Bila pemberi kerja sudah mengembalikan selisihnya pada masa pajak terakhir, karyawan tidak perlu mengajukan pengembalian lagi ke KPP.
Cara Menghitung Kelebihan Potong PPh 21
Kelebihan potong dihitung dengan membandingkan PPh 21 terutang selama setahun terhadap total potongan yang sudah dibayarkan sebelum masa pajak terakhir.
Tahapan perhitungannya adalah:
- Jumlahkan seluruh penghasilan bruto setahun
- Kurangi biaya jabatan sebesar 5 persen dari penghasilan bruto, maksimal Rp6.000.000 setahun, serta iuran pensiun atau jaminan hari tua yang dibayar pegawai
- Kurangi PTKP sesuai status pegawai pada awal tahun
- Terapkan tarif Pasal 17 UU PPh pada penghasilan kena pajak
- Kurangi hasilnya dengan total potongan TER sebelum masa pajak terakhir
Bila hasil akhir bernilai negatif, selisihnya adalah kelebihan potong yang wajib dikembalikan kepada pegawai.
Sebagai ilustrasi, seorang pegawai berstatus TK/0 menerima gaji Rp15.000.000 per bulan pada Januari sampai Juni, lalu Rp5.000.000 per bulan pada Juli sampai Desember. Total potongan TER Januari sampai November diasumsikan Rp5.400.000.
Selisih Rp2.400.000 dikembalikan bersama BPA1, dan tidak ada pemotongan pada Desember. Angka TER pada ilustrasi berupa asumsi, sedangkan tarif sebenarnya mengikuti lampiran PMK 168/2023.
Cara Membaca Angka Lebih Bayar pada BPA1
BPA1 memuat penghasilan bruto setahun, penghasilan neto, penghasilan kena pajak, PPh 21 yang dipotong pada masa sebelumnya, PPh 21 terutang setahun, serta kurang bayar atau lebih bayar masa pajak terakhir.
Pemberi kerja wajib menyerahkan bukti potong tersebut paling lama satu bulan setelah masa pajak terakhir. Baris kurang bayar atau lebih bayar menjadi acuan untuk menentukan langkah berikutnya.
Tabel berikut merangkum arti setiap kondisi pada BPA1:
Kelebihan yang sudah dikembalikan tidak menjadi lebih bayar di SPT Tahunan, sehingga karyawan tidak perlu mengajukannya lagi.
Cara Pengembalian PPh 21 oleh Pemberi Kerja
Untuk pegawai tetap dan pensiunan, pemotong pajak wajib mengembalikan kelebihan potong beserta bukti pemotongan. Batasnya adalah akhir bulan berikutnya setelah masa pajak terakhir, sesuai Pasal 21 ayat (1) PMK 168/2023.
Jika masa pajak terakhir adalah Desember 2026, kelebihan tersebut harus sudah kembali ke pegawai paling lambat 31 Januari 2027. Karyawan tidak perlu mengajukan permohonan apa pun pada jalur tersebut.
Langkah yang dijalankan pemberi kerja adalah:
- Hitung ulang PPh 21 setahun pada masa pajak terakhir dengan tarif Pasal 17 UU PPh
- Bandingkan hasilnya dengan total potongan Januari sampai November
- Hentikan pemotongan pada masa pajak terakhir bila potongan sebelumnya sudah melebihi pajak setahun
- Terbitkan BPA1 yang memuat angka lebih bayar masa pajak terakhir
- Kembalikan selisihnya kepada pegawai bersamaan dengan bukti potong
- Laporkan seluruhnya dalam SPT Masa PPh 21 masa pajak terakhir
Dana pengembalian dapat diambil dari PPh 21 terutang atas pegawai lain pada masa pajak yang sama. Bila belum mencukupi, sisanya dapat dikompensasikan ke masa pajak berikutnya.
Langkah bila Pemberi Kerja Belum Mengembalikan Kelebihan
Pemberi kerja yang belum mengembalikan kelebihan potong sampai akhir bulan berikutnya setelah masa pajak terakhir perlu segera ditagih secara tertulis.
Urutan tindakan yang dapat ditempuh karyawan adalah:
- Cocokkan angka lebih bayar pada BPA1 dengan dana yang diterima dan slip gaji Desember
- Kirim permintaan tertulis kepada HR atau bagian keuangan beserta salinan BPA1
- Tetapkan batas waktu jawaban yang wajar dan simpan bukti pengiriman
- Hubungi KPP terdaftar atau Kring Pajak 1500200 bila permintaan tidak direspons
- Tanyakan kepada KPP cara melaporkan angka tersebut pada SPT Tahunan selama dana belum diterima
Pengembalian PPh 21 bagi Karyawan yang Resign atau Pindah Kerja
Pada karyawan yang berhenti di tengah tahun, masa pajak terakhir adalah bulan berhenti bekerja. Pemberi kerja menghitung ulang PPh 21 sampai bulan tersebut dan mengembalikan kelebihan potong beserta bukti potong paling lambat akhir bulan berikutnya.
Karyawan yang pindah kerja menerima BPA1 dari setiap pemberi kerja untuk masa kerja masing-masing. Seluruh penghasilan digabungkan pada SPT Tahunan, sehingga status lebih bayar atau kurang bayar gabungan baru terlihat pada tahap tersebut.
Langkah yang membantu karyawan yang resign adalah:
- Minta BPA1 dan rincian perhitungan pada hari terakhir kerja atau segera setelahnya
- Cocokkan angka lebih bayar dengan dana yang ditransfer
- Simpan seluruh BPA1 bila bekerja pada lebih dari satu pemberi kerja dalam setahun
Bila perusahaan lama sulit dihubungi, kirim permintaan tertulis ke alamat resmi dan simpan bukti pengiriman. Jika tidak ada respons, konsultasikan ke KPP terdaftar.
Khusus PPh 21 yang seharusnya tidak dipotong, Pasal 130 ayat (11) PMK 81/2024 memungkinkan pihak yang dipotong mengajukan permohonan sendiri bila pemotong tidak dapat ditemukan, misalnya karena usahanya dibubarkan, atau tidak dapat membetulkan SPT.
Cara Mengajukan Restitusi PPh 21 melalui SPT Tahunan di Coretax
Jalur kedua dipakai bila kredit pajak pada SPT Tahunan tetap lebih besar daripada pajak terutang. Kredit pajak tersebut berasal dari BPA1 dan bukti potong lain yang dimiliki wajib pajak orang pribadi.
Pada Coretax, SPT Tahunan berstatus lebih bayar menampilkan pilihan kompensasi atau restitusi. Layanan restitusi di sistem tersebut berlaku untuk SPT Tahunan tahun pajak 2025 dan seterusnya.
Karyawan dengan lebih bayar sampai Rp100 juta dapat memakai percepatan menurut PER 5/PJ/2023. Permohonannya disampaikan langsung melalui SPT Tahunan, tanpa surat terpisah.
Langkah Pengajuan di Coretax
Urutan pengajuannya adalah:
- Masuk ke akun Coretax dan buat konsep SPT Tahunan PPh Orang Pribadi
- Isi penghasilan, harta, kewajiban, dan kredit pajak sesuai bukti potong
- Periksa status SPT hingga muncul lebih bayar
- Pilih restitusi, bukan kompensasi
- Pilih prosedur restitusi dan rekening bank tujuan pencairan
- Unggah bukti potong dan dokumen pendukung yang diminta
- Tandatangani SPT secara elektronik, lalu kirim
- Siapkan jawaban bila DJP meminta data tambahan atau konfirmasi rekening
Coretax dapat meneliti permohonan restitusi dipercepat secara otomatis berdasarkan data pada SPT dan data yang tersedia di sistem DJP.
Batas Waktu Pengajuan
Untuk restitusi dari SPT Tahunan, permohonan diajukan bersama SPT yang dilaporkan paling lambat 31 Maret tahun berikutnya. Untuk tahun pajak 2026, tenggatnya jatuh pada 31 Maret 2027.
Keterlambatan melaporkan SPT Tahunan orang pribadi dikenai sanksi administratif Rp100.000.
Kelebihan yang baru ditemukan setelah SPT terkirim masih dapat diajukan melalui pembetulan SPT, sepanjang DJP belum melakukan pemeriksaan.
Untuk pajak yang seharusnya tidak terutang, jangka waktu pengajuan mengikuti UU KUP dan PMK 81/2024. Tanggal setor dan tanggal kesalahan sebaiknya dicatat sejak awal agar pengajuan tidak tertunda.
Estimasi Waktu Pengembalian PPh 21
Lama proses bergantung pada jalur yang dipilih. Tabel berikut merangkum batas waktu setiap jalur:
Bila DJP belum menerbitkan ketetapan setelah 12 bulan pada jalur pemeriksaan, permohonan restitusi dianggap disetujui seluruhnya.
Wajib pajak berhak menolak percepatan. Bila menolak, proses pengembalian dilakukan melalui pemeriksaan.
Sanksi atas kekurangan pajak yang ditemukan kemudian berbeda pada tiap jalur. Pada pengembalian pendahuluan biasa, kenaikan 100 persen dapat dikenakan.
Pada percepatan PER 5/PJ/2023, sanksinya berupa bunga sebesar suku bunga acuan ditambah uplift factor 15 persen untuk paling lama 24 bulan.
Ketentuan waktu dapat berubah mengikuti peraturan terbaru, sehingga status permohonan sebaiknya dipantau melalui Coretax atau dikonfirmasi ke KPP terdaftar.
Apakah Lebih Bayar PPh 21 Bisa Dikompensasi?
Lebih bayar PPh 21 bisa dikompensasi ke masa pajak berikutnya melalui SPT Masa PPh 21, tanpa permohonan ke DJP dan tanpa pemeriksaan.
Dasarnya Pasal 21 ayat (3) PMK 168/2023, yaitu kelebihan penyetoran dapat diperhitungkan dengan PPh Pasal 21 atau PPh Pasal 26 yang terutang pada bulan berikutnya.
Pada pembetulan SPT Masa, kelebihan penyetoran juga dapat diperhitungkan pada bulan-bulan berikutnya tanpa harus berurutan.
Wajib pajak orang pribadi pun dapat memilih kompensasi pada SPT Tahunan. Lebih bayar tersebut dipindahkan untuk menutup pajak terutang pada tahun pajak berikutnya.
Tabel berikut membantu memilih antara kompensasi dan restitusi:
Kompensasi tidak berlaku untuk SPT Masa PPh Unifikasi. Kelebihan setor pada jenis tersebut harus diminta kembali melalui permohonan pengembalian pajak yang tidak seharusnya terutang.
Untuk PPh 21 DTP, bagian yang dapat dikompensasikan terbatas pada porsi yang tidak ditanggung pemerintah, sebagaimana dijelaskan pada bagian berikut.
Cara Memantau Status Permohonan dan Menyikapi Penolakan
DJP menyampaikan hasil permohonan secara elektronik, sehingga akun Coretax dan email terdaftar perlu dipantau secara berkala.
Pada jalur percepatan, pemberitahuan dan permintaan rekening terbit paling lama 5 hari kerja setelah SPT diterima lengkap. Rekening yang dipilih harus aktif dan atas nama wajib pajak.
Tabel berikut menjelaskan hasil yang mungkin muncul dan tindak lanjutnya:
Bila dana belum diterima setelah surat keputusan terbit, hubungi KPP terdaftar dengan menyertakan nomor surat dan data rekening.
Langkah bagi Pengelola Keuangan dan HR Perusahaan
Bagi perusahaan, pengembalian PPh 21 berarti memastikan tiga hal berjalan rapi, yaitu perhitungan, pembayaran ke pegawai, dan pelaporan di SPT Masa. Selisih pada salah satunya membuat angka BPA1 tidak sinkron dengan SPT Masa.
Periksa hal berikut sebelum SPT Masa PPh 21 dikirim:
- Rekonsiliasi total potongan Januari sampai Desember untuk setiap pegawai
- Status PTKP dan NPWP pegawai sudah sesuai data kepegawaian
- Angka pada BPA1 sama dengan rincian di SPT Masa
- Bukti setor dan NTPN tersimpan lengkap
- Pembayaran kelebihan ke pegawai tercatat dalam bukti transfer
Bila kelebihan muncul karena setoran perusahaan lebih besar daripada pajak terutang, selisihnya dapat diperhitungkan pada masa pajak berikutnya melalui SPT Masa.
Jika kompensasi tidak memungkinkan, misalnya perusahaan berhenti beroperasi, kelebihan dapat diajukan melalui permohonan pengembalian kelebihan pembayaran pajak yang seharusnya tidak terutang. Dasarnya adalah Pasal 122 dan Pasal 123 PMK 81/2024.
Penyelesaian Salah Setor dan Salah Potong PPh 21
Kesalahan setor atau potong ditangani dengan jalur yang berbeda, tergantung jenis kesalahannya. Sejak Coretax berlaku, kelebihan pembayaran terkait SPT Masa tidak dapat lagi dipindahbukukan.
Tabel berikut merangkum pilihan penyelesaiannya:
Permohonan pajak yang seharusnya tidak terutang diproses melalui penelitian, bukan pemeriksaan, dengan keputusan paling lama 3 bulan.
Pencairan tidak dapat diproses tanpa data nomor rekening, sehingga rekening perusahaan perlu dipastikan lengkap sebelum permohonan dikirim.
Dokumen yang Perlu Disiapkan
Dokumen yang perlu disiapkan karyawan atau wajib pajak orang pribadi adalah:
- BPA1 dari setiap pemberi kerja
- Bukti potong lain bila ada penghasilan dari pihak berbeda
- Akun Coretax yang sudah aktif beserta NPWP
- Data rekening bank atas nama wajib pajak
- Surat kuasa khusus bila pengajuan diwakilkan
Dokumen yang perlu disiapkan perusahaan adalah:
- Kertas kerja penghitungan kelebihan pembayaran PPh 21
- SPT Masa PPh 21 beserta bukti penerimaan elektronik
- Bukti setor pajak atau NTPN
- Bukti pembayaran kelebihan kepada pegawai
- Penghitungan pajak yang seharusnya tidak terutang dan alasan permohonan
- Data nomor rekening perusahaan
Simpan seluruh dokumen tersebut selama 10 tahun, sesuai kewajiban penyimpanan pembukuan dan catatan dalam UU KUP.
Ketentuan Khusus PPh 21 DTP pada PMK 72/2025
Pegawai sektor pariwisata penerima PPh 21 DTP memiliki aturan pengembalian tersendiri pada tahun pajak 2025. Berdasarkan Pasal 5 ayat (5a) PMK 72/2025, hanya bagian kelebihan yang tidak DTP yang boleh dikembalikan kepada pegawai.
Pemberi kerja juga hanya dapat mengompensasikan bagian yang tidak DTP ke masa pajak berikutnya. Syaratnya, kertas kerja penghitungan lebih bayar dan bukti potong BP21 tambahan sudah disiapkan.
Sebagai ilustrasi, seorang pegawai menerima DTP Rp150.000 pada Oktober dan Rp150.000 pada November, sehingga totalnya Rp300.000. Pada Desember, terdapat lebih potong Rp1.000.000.
Jumlah yang dikembalikan kepada pegawai adalah Rp1.000.000 dikurangi Rp300.000, yaitu Rp700.000. Bagian DTP tidak ikut dikembalikan karena sudah ditanggung pemerintah.
Kertas kerja penghitungan lebih bayar memuat data berikut:
- Nama, NPWP, dan nomor BPA1 pegawai
- Jumlah lebih bayar pada BPA1
- Nilai PPh 21 DTP masa Oktober dan November 2025
- Jumlah lebih bayar yang dikembalikan kepada pegawai
- Jumlah lebih bayar yang dapat dikompensasikan
- Status fasilitas, yaitu DTP atau bukan DTP
Pegawai di luar skema DTP tetap mengikuti aturan umum pada bagian sebelumnya.
Contoh Kasus Rekonsiliasi Lebih Bayar PPh 21 DTP di Semarang
Pemisahan bagian DTP dari kelebihan potong Desember menuntut ketelitian per pegawai, contohnya dalam kasus klien ISB Consultant di Semarang yang memanfaatkan insentif PPh 21 DTP bagi pegawainya.
Pemberi kerja tersebut perlu memastikan setiap BPA1 memuat angka lebih bayar yang benar sebelum dana dikembalikan. Nilai DTP dan lebih potong berbeda pada tiap pegawai, sehingga pemeriksaan tidak bisa dilakukan secara massal.
Untuk keperluan tersebut, tim konsultan pajak profesional di Semarang melakukan penghitungan dan rekonsiliasi lebih bayar atas data seluruh pegawai penerima insentif, mulai dari BPA1 hingga rincian SPT Masa.
Sasarannya adalah menghitung secara akurat bagian kelebihan pemotongan PPh Pasal 21 yang dapat dikembalikan kepada pegawai (non-DTP), lalu menuangkannya ke kertas kerja dan bukti potong BP21 tambahan.
Tahapan pengerjaannya adalah:
- Pencocokan nilai DTP Oktober dan November dengan data bukti potong
- Penghitungan lebih bayar untuk setiap pegawai
- Pemisahan bagian yang dikembalikan dan yang dapat dikompensasikan
- Penyusunan kertas kerja dan BP21 tambahan
- Pemeriksaan akhir sebelum SPT Masa dikirim
Pelajaran dari kasus tersebut adalah rekonsiliasi paling efisien dikerjakan sebelum SPT Masa Desember dikirim, sebab pembetulan setelah bukti potong diterima pegawai memperpanjang pekerjaan administrasi.
Contoh Surat Permohonan Pengembalian Kelebihan Pembayaran
Surat permohonan dipakai untuk kelebihan pembayaran pajak yang seharusnya tidak terutang, misalnya salah setor atau kelebihan setor yang tidak dapat dikompensasikan.
Di Coretax, permohonan diajukan melalui menu Pembayaran dan submenu Formulir Restitusi Pajak dengan melampirkan penghitungan dan alasan permohonan. Nomor surat diisi sesuai penomoran internal wajib pajak.
Contoh format resmi tersedia pada Lampiran W PMK 81/2024.
Untuk restitusi dari SPT Tahunan lebih bayar, permohonan dipilih langsung pada SPT di Coretax sehingga surat terpisah umumnya tidak diperlukan.
Surat permohonan sebaiknya memuat unsur berikut:
- Identitas wajib pajak dan NPWP
- Jenis pajak, masa atau tahun pajak, dan jumlah kelebihan
- Alasan permintaan kembali
- Perhitungan pajak yang seharusnya terutang
- Data rekening bank tujuan pengembalian
- Daftar lampiran
ISB Consultant menyarankan perhitungan dan alasan permohonan diperiksa konsultan pajak terlebih dahulu agar tidak memicu pertanyaan tambahan dari KPP. Berikut contoh surat yang dapat disesuaikan:
Nomor: [nomor surat internal]
Lampiran: [jumlah] berkas
Hal: Permohonan Pengembalian Kelebihan Pembayaran Pajak Penghasilan Pasal 21 yang Seharusnya Tidak Terutang
[Kota], [tanggal]
Yth. Kepala Kantor Pelayanan Pajak [nama KPP]
Dengan hormat,
Berikut identitas pemohon:
Nama: [nama pemohon]
Jabatan: [jabatan]
Nama perusahaan: [nama perusahaan]
NPWP: [nomor NPWP]
Alamat: [alamat lengkap]
Kami mengajukan permohonan pengembalian kelebihan pembayaran PPh Pasal 21 masa pajak [bulan dan tahun] sebesar Rp[jumlah].
Kelebihan tersebut terjadi karena [alasan, misalnya setoran PPh 21 dilakukan dua kali untuk masa pajak yang sama], sehingga pajak yang seharusnya terutang hanya sebesar Rp[jumlah]. Rincian penghitungan terlampir.
Mohon pengembalian ditransfer ke rekening [nama bank], nomor [nomor rekening], atas nama [nama pemilik rekening].
Sebagai kelengkapan, kami lampirkan:
- Penghitungan pajak yang seharusnya terutang
- Bukti setor pajak atau NTPN
- Salinan SPT Masa PPh 21 dan bukti penerimaan elektronik
- Surat kuasa khusus (bila diwakilkan)
Demikian permohonan kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[tanda tangan dan stempel]
[nama pemohon]
[jabatan]
Pertanyaan Umum seputar Pengembalian Pajak PPh 21
- Apakah karyawan harus mengajukan pengembalian PPh 21 sendiri ke KPP?
Tidak, bila pemberi kerja sudah mengembalikan kelebihan potong pada masa pajak terakhir. Pengajuan sendiri melalui SPT Tahunan hanya diperlukan jika SPT menunjukkan status lebih bayar. - Berapa lama pengembalian PPh 21 cair?
Pengembalian oleh pemberi kerja paling lambat akhir bulan berikutnya setelah masa pajak terakhir. Restitusi dipercepat untuk lebih bayar sampai Rp100 juta menghasilkan SKPPKP paling lama 15 hari kerja setelah SPT lengkap, sedangkan jalur pemeriksaan dapat mencapai 12 bulan. - Apakah lebih bayar PPh 21 bisa dikompensasi?
Bisa. Pemberi kerja dapat memperhitungkannya pada masa pajak berikutnya melalui SPT Masa, dan wajib pajak orang pribadi dapat memilih kompensasi pada SPT Tahunan. - Apa yang dilakukan bila perusahaan tidak mengembalikan kelebihan potong?
Kirim permintaan tertulis kepada HR dengan lampiran BPA1. Bila tidak ada respons, hubungi KPP terdaftar atau Kring Pajak 1500200. - Apakah karyawan yang sudah resign tetap berhak atas pengembalian?
Ya. Kelebihan potong pada masa pajak terakhir tetap wajib dikembalikan beserta bukti potong paling lambat akhir bulan berikutnya. - Apakah PPh 21 DTP ikut dikembalikan kepada pegawai?
Tidak. Menurut PMK 72/2025, hanya bagian kelebihan yang tidak DTP yang dapat dikembalikan atau dikompensasikan. - Apakah restitusi dari SPT Tahunan memerlukan surat permohonan terpisah?
Umumnya tidak, karena permohonan dipilih langsung pada SPT di Coretax. Surat permohonan dipakai untuk pajak yang seharusnya tidak terutang melalui Formulir Restitusi Pajak.
ISB Consultant adalah konsultan pajak yang menangani klien di wilayah Surabaya, Sidoarjo, Gresik, Malang, Yogyakarta, Solo dan Semarang. Jika Anda punya masalah pajak di wilayah tersebut, segera hubungi kami untuk layanan Konsultasi Pajak 24 Jam!
